Die innovative Art, HR-Dokumente zu verwalten

Egal, ob Start-up oder Unternehmen mit langer Tradition – Papierkram gibt es im Büro meist im Überfluss. Stundenzettel, Arbeitsverträge, Dienstpläne und Co. – all das sorgt einerseits bei der Erstellung für eine Menge Arbeit und andererseits nimmt es im Nachgang, verstaut in dicken Ordnern, viel Fläche im Büro ein. Ginge das nicht einfacher? Na klar: mit einem Tool, in welchem die Dokumente einfach aber sicher abgelegt werden können. Nutzen Sie Skello als Ihr neues Personalmanagement-Tool und gestalten Sie Ihre Dokumentenverwaltung effizienter. Denn mit der praktischen Software können Sie nicht nur Vertragsdokumente verwalten, sondern ganz einfach auch neue Vorlagen entwickeln. Die Dokumentenerstellung wird mit unserem Tool zum Kinderspiel.

Bei der Arbeit geht es häufig drunter und drüber. Von der Gastronomie über die Gesundheitsbranche bis zum Lebensmitteleinzelhandel – das Personalmanagement hat stets alle Hände voll zu tun. Dienstplanerstellung, Mitarbeitergespräche, Lohnabrechnung und viele andere Aufgaben kosten im Alltag viel Zeit. Was wäre, wenn Sie diesen Bereich in Ihrem Unternehmen optimieren könnten? Wie fänden Sie es, wenn all das mit einem einzigen Programm viel schneller gehen würde? Skello macht genau das möglich. Die Dokumentenerstellung ist hier anhand weniger Klicks möglich.

Haben Sie für Ihre Dokumente bereits Vorlagen? Oder erstellen Sie jeden Arbeitsvertrag aufs Neue und individuell? Skello macht die Dokumentenerstellung für Ihren HR-Bereich zu einem Fingerschnippen. Sie können alle bereits vorhandenen Dokumente importieren. So haben Sie sämtliche Verträge, Arbeitsvisa und Ähnliches direkt auf einer Plattform gespeichert. Und zwar genau dort, wo auch Dienstpläne und Lohnabrechnung generiert werden. Statt zwischen mehreren Software-Lösungen zu wechseln, haben Sie hier alles an einem Ort, schnell und einfach von überall aus online erreichbar und einsehbar.

Warum das praktisch ist? Weil Sie nun die Dienstpläne direkt anhand der Regularien in den einzelnen Arbeitsverträgen festlegen können, welche Sie wiederum mit der Lohnabrechnung verknüpfen können. Da Sie nicht mehr zwischen unterschiedlichen Anwendungen wechseln müssen und das Tool etwa den Dienstplan anhand der von Ihnen gemachten Vorgaben selbst erstellt, bleibt Ihnen mehr Zeit für wichtigere Dinge. Außerdem können sich so keine Fehler einschleichen.

Insbesondere kleinere Unternehmen haben ihre Prozesse häufig noch nicht digitalisiert. Haben Sie bisher noch keinen Nutzen darin gesehen, Dokumente wie etwa Arbeitsverträge online zu generieren? Schon wenn ein Unternehmen noch in den Kinderschuhen steckt, kann das Umsteigen auf eine innovative Dokumentenmanagement-Software sinnvoll sein. Denn sobald die Firma wächst und neue Mitarbeiter einsteigen, ist genau dieser Bereich gefragt. In Skello können Sie online die automatisierte Dokumentenerstellung nutzen. Es genügen bereits wenige Klicks, um Dokumentvorlagen zu erstellen. Nur ein paar Eingaben und schon ist der Arbeitsvertrag auf den neuen Mitarbeitenden zugeschnitten. Das ist viel einfacher, als bei jedem Dokument wieder bei null zu beginnen.

Die Dokumentenerstellung in Skello funktioniert im Handumdrehen. Wählen Sie den Dokumententyp aus, den Sie erstellen möchten. Die Daten Ihres neuen Mitarbeitenden werden eingefügt und schon ist der Arbeitsvertrag bereit zum Versenden. Die automatische Generierung von Vertragsdokumenten ermöglicht Ihnen, besonders schnell neue Verträge zu erstellen. Sie müssen spontan Personal ersetzen oder benötigen in Ihrem Restaurant im Sommer noch eine zusätzliche Aushilfe? Wenn das Wetter zu gut für Ihre Personalbesetzung ist, sind neue Vertragsdokumente in kurzer Zeit bereit zum Unterzeichnen.

Ohne Personal läuft kein Unternehmen. Deshalb ist es wichtig, die Bedürfnisse der Mitarbeitenden stets auf dem Schirm zu haben. In der heutigen Welt spielen Arbeitszeitmodelle und damit verbunden auch die Flexibilität eine immer größere Rolle. Das kommt auch Ihnen als Arbeitgeber zugute. Eine langjährige, zuverlässige Teilzeitkraft möchte Stunden aufstocken und Vollzeit einsteigen. Fabelhaft! Damit das funktioniert, müssen zunächst die Verträge angepasst werden. Das Personalmanagement erstellt neue Dokumente, die ausgedruckt und per Post zum Mitarbeitenden gesendet werden. Eine Unterschrift – und das Ganze geht zurück ins Unternehmen. Dort werden dann die Dienstpläne manuell angepasst und auch die Lohnabrechnung muss über die Änderungen informiert werden. Ganz schön viel Aufwand, oder?

Ja. Deshalb haben wir von Skello genau dieses Hin und Her in einen effizienten, schnellen Workflow umgewandelt. Mit unserem Tool verkürzen Sie die Zeit zwischen Dokumentenerstellung und Unterschrift. Der Arbeitsvertrag ist schnell online angepasst. Von dort aus senden Sie ihn direkt per E-Mail an Ihren Angestellten – ohne zusätzliches Mailing-Programm. Je nach Bedarf lässt er sich natürlich auch einfach ausdrucken.

Nicht nur die digitale Dokumentenverwaltung ist mit Skello schneller. Auch die Anbindung an Lohnabrechnung und Dienstplan spart Ihnen kostbare Zeit. Denn während Änderungen in Arbeitsverträgen bisher über mehrere Schreibtische wandern mussten, bevor sie tatsächlich von allen notwendigen Stellen erfasst wurden, setzt Skello auf Lichtgeschwindigkeit. Das Dokumentenmanagement-System ist direkt mit Lohnabrechnung und Dienstplan verknüpft. So müssen Angestellte, die etwa Stunden aufgestockt haben, nicht extra lange auf den angepassten Lohn warten – und auch der Dienstplan wird direkt angepasst.

In der heutigen Zeit steht immer wieder ein Begriff im Vordergrund: Digitalisierung. In nahezu jeder Branche werden immer mehr Vorgänge auf digitale Kanäle umgestellt. Das geht bestimmt auch an Ihnen nicht vorbei. Während die Digitalisierung für die junge Generation eine Selbstverständlichkeit ist, stellt sie andere vor eine große Herausforderung. Wir haben gute Neuigkeiten für Sie: Mit Skello schaffen Sie den Absprung in ein digitales Personalmanagement ohne Probleme – und ohne ständiges Stirnrunzeln. Denn neben der Dokumentenerstellung in der App können Sie alle bisherigen Dokumente mit wenigen Klicks importieren. Das hat Vorteile:

Die Digitalisierung im Personalmanagement bringt viele Benefits mit sich. Ihr HR-Team spart dadurch viel Zeit, die in wichtigere Aufgaben investiert werden kann.

Haben Sie in Ihrem Personalmanagement-Büro noch den guten alten verschließbaren Aktenschrank? Die Ordnung darin versteht meist nur die Person, die den Tresor mit den Dokumenten gefüllt hat. Bei der Dokumentenerstellung ist die Personalakte ein wichtiges Element. In ihr sind Arbeitsvertrag, Steuer- und Sozialversicherungsunterlagen, Nachweise über Fortbildungen und vieles mehr verstaut. Bei aufkommenden Fragen, beispielsweise hinsichtlich der Lohnabrechnung, wird die Akte aus dem Schrank gekramt und das jeweilige Dokument herausgesucht. Das nimmt viel Zeit in Anspruch – Zettelchaos inklusive. Dank Skello lassen Sie das hinter sich. Mit der digitalen Dokumentenerstellung generieren Sie sämtliche Unterlagen direkt auf der Online-Plattform und können sie dort gut geordnet ablegen. Das macht nicht nur die Dokumenterstellung und -organisation einfacher, sondern verhindert auch langes Suchen einzelne Dokumente. Die Personalakte ist so standortunabhängig abrufbar.

Stellen Sie sich einmal vor, die großen Aktenschränke in Ihren Personalbüros wären auf einmal viel kleiner. Wäre da nicht vielleicht sogar genügend Platz für einen zusätzlichen Schreibtisch? Mit Skello erfolgt die Dokumentenerstellung fast wie von selbst. Sie können einerseits bereits vorhandene Unterlagen importieren und in einer cleveren Ordnerstruktur sicher ablegen. Andererseits ist es möglich, via Skello in kurzer Zeit neue Dokumente zu generieren. Aus vorgefertigten Vorlagen werden mit nur wenigen Klicks vollständig auf neue Mitarbeiter angepasste Arbeitsverträge, die nach der Dokumentenerstellung einfach via Mail versendet werden können.

Stellen Sie sich einmal vor, die großen Aktenschränke in Ihren Personalbüros wären auf einmal viel kleiner. Wäre da nicht vielleicht sogar genügend Platz für einen zusätzlichen Schreibtisch? Mit Skello erfolgt die Dokumentenerstellung fast wie von selbst. Sie können einerseits bereits vorhandene Unterlagen importieren und in einer cleveren Ordnerstruktur sicher ablegen. Andererseits ist es möglich, via Skello in kurzer Zeit neue Dokumente zu generieren. Aus vorgefertigten Vorlagen werden mit nur wenigen Klicks vollständig auf neue Mitarbeiter angepasste Arbeitsverträge, die nach der Dokumentenerstellung einfach via Mail versendet werden können.