Ist die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung jetzt offiziell? Hintergründe, Prognosen und Tipps für Arbeitgeber

Ein neues Urteil des Bundesarbeitsgericht vom 13.09.2022 macht es jetzt offiziell: Die Arbeitszeiterfassung wird in Deutschland zur Pflicht. Das bedeutet: Betriebe sämtlicher Branchen müssen sich darauf vorbereiten, verlässliche Zeiterfassungssysteme einzuführen bzw. ihre Arbeitszeitdokumentation auf EU-Konformität zu prüfen und ggf. zu aktualisieren. Wir geben einen Überblick zu den Hintergründen und erklären, was Arbeitgeber je nach Branche und Situation heute und in Zukunft zu erledigen haben. 

Die gute Nachricht vorab: Die richtige Arbeitszeiterfassung ist unkomplizierter als man denkt. Denn mit dem Wissen, welche Zeiterfassungssysteme alles Wichtige abhaken, ist das Thema Arbeitszeiterfassung auch schon vom Tisch.

‍

Hintergrund: EuGH-Urteil zur verpflichtenden Einführung von Zeiterfassungssystemen 

‍

Seit dem Urteil des Europäischen Gerichtshofes im Mai 2019 zur Pflicht der Arbeitszeiterfassung in allen EU-Mitgliedstaaten, waren sich Betriebe und Fachleute unsicher, was genau ab wann in Deutschland gelten soll. 

Nachdem dieses Urteil zur Mitarbeiter Zeiterfassung bereits über 3 Jahre im Raum stand, ergab das neue BAG-Urteil vom 13.09.2022 nun Klarheit. Das höchste Deutsche Arbeitsgericht begründete die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung in Deutschland mit der Auslegung des EuGH-Entscheids in Bezug auf das bereits geltende Arbeitsrecht.  Da dieser EU-Entscheid in Deutschland vom Gesetzgeber allerdings noch nicht konkretisiert wurde, ist nun auch eine Beschleunigung des Gesetzgebungsverfahrens nach EU-Vorgaben zu erwarten. 

‍

Was wurde beim EuGH zur Arbeitszeiterfassung entschieden? 

‍

Zunächst ist es wichtig zu verstehen, dass der Europäische Gerichtshof den EU-Mitgliedsstaaten kein Zeitlimit zur Umsetzung der Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gesetzt hat. Auch obliegt es dem jeweiligen Gesetzgeber festzulegen, wie die Mitarbeiter Zeiterfassung umgesetzt werden soll.  

Was laut EuGH-Urteil bereits feststand: 

Alle EU-Staaten müssen Regelungen einführen, die Arbeitgeber dazu verpflichten, Zeiterfassungssysteme einzusetzen. Der EuGH berief sich bei diesem Urteil auf die Charta der EU-Grundrechte und beabsichtigt, die Rechte von Arbeitnehmern als schwächere Partei so besser zu schützen. Laut der offiziellen Pressemitteilung zum Urteil müssen Arbeitgeber für eine Arbeitszeiterfassung sorgen, die objektiv, verlässlich und einfach zugänglich ist, um diese Leitlinie in die Praxis umzusetzen. 

Demnach soll die Arbeitszeiterfassung branchenunabhängig für mehr Transparenz, Sicherheit und Fairness im Arbeitgeber-Arbeitnehmer-Verhältnis sorgen. 

‍

Worum ging es bei dem neuen BAG Rechtsstreit zur Arbeitszeiterfassung vom September 2022? 

‍

Im neuen Rechtsstreit ging es um die Verweigerung eines Arbeitgebers (eine Wohneinrichtung), eine Betriebsvereinbarung zur Arbeitszeiterfassung einzuführen. Verhandlungen mit dem Betriebsrat über eine elektronische Zeiterfassung wurden abgebrochen. Zunächst hatte der Betriebsrat beim Landesarbeitsgericht um eine Feststellung des Initiativrechts zur Einführung eines elektronischen Zeiterfassungssystems geboten. 

Diesem Antrag wurde stattgegeben, woraufhin die Arbeitgeberinnen Beschwerde bezüglich dieses Mitspracherechts einreichten, die sich wiederum beim Bundesarbeitsgericht durchsetzte. Die Entscheidung lautete offiziell:  

“Der Betriebsrat hat nach § 87 Abs. 1 Eingangssatz BetrVG in sozialen Angelegenheiten nur mitzubestimmen, soweit eine gesetzliche oder tarifliche Regelung nicht besteht. Bei unionsrechtskonformer Auslegung von § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG ist der Arbeitgeber gesetzlich verpflichtet, die Arbeitszeiten der Arbeitnehmer zu erfassen.

Somit ging es um den Grundsatz der Auslegung des deutschen Arbeitsrechts in Bezug auf das sog. “Stechuhr-Urteil” des EuGH. Laut BAG Präsidentin Inken Gallner wird im deutschen Arbeitsgesetz nach dem Maßstab des Europäischen Gerichtshofes bereits jetzt eine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung deutlich. 

Kurzum: Der Arbeitgeber muss sich um die Einführung eines Systems zur Arbeitszeiterfassung kümmern. Laut dem Entscheid handelt es sich hierbei also um eine “soziale Angelegenheit” mit “gesetzlicher Grundlage”. 

‍

Ist die allgemeine Arbeitszeiterfassung jetzt offiziell Pflicht in Deutschland? 

‍

Da es sich bei diesem neuen Rechtsentscheid um die höchste arbeitsgerichtliche Instanz in Deutschland handelt, ist eine Beschleunigung des Gesetzgebungsverfahrens zu erwarten, d.h. die konkrete Umsetzung des EUGH-Urteils, die die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung schwarz auf weiß festhält. 

Wie wichtig dies sein wird, um bisherige Verwirrungen aus dem Weg zu räumen, wird auch beim Rückblick auf bisherige Rechtsstreits zum Thema Arbeitszeiterfassung deutlich. 

Im Februar 2020 berief sich erstmals ein deutsches Gericht bezüglich der Auszahlung von Überstunden auf das EuGH-Urteil. Allerdings wurde dieses Urteil im Mai 2021 vom Landesarbeitsgericht Niedersachsen widerrufen mit der Begründung, das europäische Recht habe bei der Auslegung der Beweislast keine entscheidende Zuständigkeit. 

Genau diese Auffassung hat das Bundesarbeitsgerichts mit dem neuen Entscheid nun revidiert.  

Halten wir also fest: Die Umsetzung des EuGH-Urteils in Form eines konkreten Gesetzestextes steht durch den Rechtsentscheid des Bundesarbeitsgerichts unmittelbar bevor. Die Pflicht zur Einführung von Systemen zur Arbeitszeiterfassung besteht bei EU-konformer Auslegung des geltenden deutschen Arbeitsrechts bereits jetzt. 

‍

Wann wird die Mitarbeiter Zeiterfassung zur allgemeinen Pflicht in Deutschland? 

‍

Das Gesetzgebungsverfahren, das ähnliche Rechtsstreite vereinfachen bzw. aus dem Weg räumen wird, wird sich also klar beschleunigen. Eine Prognose zur Einführung des Gesetzes zur systematischen, branchenunabhängigen Arbeitszeiterfassung scheint für 2023 realistisch. 

Unabhängig vom Gesetzestext ist jedoch auch bei zukünftigen Prozessen bei deutschen Arbeitsgerichten rund ums Thema Arbeitszeiterfassung mit mehr Klarheit zu rechnen. Nach dem Entscheid der höchsten Instanz, bleiben bei der Auslegung des EuGH-Entscheids nun kaum mehr Zweifel offen. 

Auch wenn es durch zu erwartende Konflikte zwischen Wirtschaft und Politik theoretisch länger dauern könnte: Arbeitgeber, die sich rechtzeitig um die Einführung von Zeiterfassungssystemen kümmern, sind arbeitsrechtlich klar auf der sicheren Seite. Mit den richtigen Lösungen ist dies auch mit kleinem Budget und minimalem Zeitaufwand möglich. 

Darüber hinaus gibt es jedoch Betriebe, für die eine gründliche Arbeitszeiterfassung ohnehin Pflicht ist, unabhängig vom EuGH- und BAG-Entscheid.

‍

In diesen Fällen ist die Arbeitszeiterfassung in Deutschland ohnehin Pflicht 

‍

Falls Ihr Betrieb ohnehin unter die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung fällt, sollten Sie als Arbeitgeber sichergehen, dass Ihr Zeiterfassungssystem die vorgesehenen EU-Standards erfüllt. Laut EuGH-Urteil sollen diese objektiv, verlässlich und einfach zugänglich sein. Einfach zu bedienende, DSGVO- und eIDAS-konforme digitale Zeiterfassungssysteme, wie Skello können dies gewährleisten und Ihnen und Ihrem Team die nötige Unterstützung zur Einführung bieten. 

‍

Hier ein Überblick über das bereits geltende Gesetz zur Arbeitszeiterfassung in Deutschland: 

‍

Das gilt für Arbeitgeber sämtlicher Branchen und Arbeitsverhältnisse: 

Laut §16 des Arbeitsgesetzes müssen Arbeitgeber alle Arbeitszeiten aufzeichnen, die über die gesetzliche Grenze der maximalen werktäglichen Arbeitszeit hinausgehen. Sprich: 

• Alles, was über 8 Stunden von Montag bis Samstag hinaus geht

• Ausnahme: Alle Zeiten über 10 Stunden, wenn innerhalb von 6 Monaten oder 24 Wochen im Durchschnitt acht Stunden werktäglich nicht überschritten werden

• Alle Arbeitszeiten an Sonn- und gesetzlichen Feiertagen 

‍

Die Arbeitszeiterfassung ist in diesen spezifischen Fällen Pflicht 

Seit Einführung des Mindestlohngesetzes 2015 ist die Mitarbeiter Zeiterfassung für Unternehmen sämtlicher Mitarbeiterzahlen der hier aufgeführten Wirtschaftszeige und Beschäftigungsverhältnisse verpflichtend. Die Arbeitszeiterfassung soll sicherstellen, dass der gültige Mindestlohn wirklich pro geleistete Arbeitsstunde bezahlt wird. 

Diese Dokumentationspflicht umfasst folgendes:   

• Was aufgezeichnet werden muss: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit jedes einzelnen Mitarbeiters (Pausen zählen nicht, nur die Arbeitszeit!).
• Wer verantwortlich ist: Der Arbeitgeber muss sicherstellen, dass die Arbeitszeit richtig erfasst wurde und muss das Dokument aufbewahren. 
• Wann: Die Aufzeichnung muss spätestens bis zum Ende des 7. Tages nach erbrachter Arbeitsleistung erfolgen (und 2 Jahre gespeichert werden!). 
• Wie: Handschriftlich oder maschinell (Stundenzettel, Excel, Apps zur Zeiterfassung). Eine Unterschrift ist nicht erforderlich. 

‍

Hier eine simple Vorlage zur Arbeitszeiterfassung vom BMAS. 

‍

1. Im Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz aufgelistete Wirtschaftszweige

In Branchen mit hoher Missbrauchsgefahr (illegale Beschäftigung, Schwarzarbeit) ist die komplette Arbeitszeiterfassung von jedem Mitarbeiter Pflicht. Dazu gehören z.B: 

• Das Beherbergungsgewerbe: (Hotels, Pensionen u.ä.)
• Die Gastronomie (Restaurants, Bars, Cafés usw.)
• Unternehmen im Speditions-, Transport- und damit verbundenen Logistikgewerbe (u.a. Paketdienste) 
• Das Personenbeförderungsgewerbe (z.B. Taxi-Unternehmen) 
• Unternehmen im Baugewerbe, in der Gebäudereinigung und im Sicherheitsgewerbe

‍

Die komplette Liste von Branchen mit Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ist unter §2a SchwarzArbG zu finden.

‍

2. Bei Beschäftigung von Minijobbern (Geringfügig Beschäftigte) – sämtliche Branchen 

Unabhängig von der Art des Unternehmens, ist die Mitarbeiter Zeiterfassung von Minijobbern immer verpflichtend. Aktuell zählen hierzu geringfügig Beschäftige mit einer maximalen Vergütung von 450€ monatlich. Da flexible Arbeitszeiten möglich sind und seit 2013 keine Arbeitszeitgrenzen bestehen, ist eine gründliche Arbeitszeiterfassung umso wichtiger. 

Achtung:  Ab dem 1.Oktober 2022 wird die Minijob-Verdienstgrenze auf 520€ ansteigen, wobei sich der Mindestlohn auf 12€ erhöht. 

‍

3. Bei Arbeitnehmer-Entsendung (Tarifverträge) 

Auch in Branchen, in denen im Sinne des Arbeitnehmer-Entsendegesetzes Tarifverträge gelten, besteht eine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung. Darunter zählen grenzüberschreitende Arbeitsverhältnisse.

‍

Absicherung durch EuGH-konforme digitale Zeiterfassungssysteme

‍

Neben dem klassischen Stundenzettel, Stechkarten und Excel-Vorlagen, entscheiden sich immer mehr Unternehmen für digitale Zeiterfassungssysteme, um alle wichtigen Gesetze und Pflichten zu beachten. Diese können stationär vor Ort (z.B. über ein Tablet) zum Einsatz kommen oder auch als App auf dem Smartphone (oder anderen Endgeräten) der Mitarbeiter installiert werden. 

‍

Welche Vorteile bietet die digitale Zeiterfassung? 

‍

Digitale Zeiterfassungssysteme bieten Unternehmen vor allem 3 große Vorteile: 

1. Gesetzeskonforme Arbeitszeiterfassung (Deutsches Arbeitsrecht und EU-Vorgaben): 

Um beim Gesetz zur Arbeitszeiterfassung auf Nummer Sicher zu gehen, bieten gute Zeiterfassungs-Apps die Möglichkeit, wichtige Besonderheiten durch die entsprechende Voreinstellung automatisch zu berücksichtigen (Minijobs, Schichtarbeit, Pausenregelungen, Regelungen bei Nachtarbeit usw.). 

‍

Besonders bei mehreren Mitarbeitern, mehreren täglichen Schichten, flexiblen Arbeitszeiten aber auch bei Unternehmen mit mehreren Filialen (Restaurants, Bäckereien usw.) lassen sich dadurch Fehler vermeiden. 

‍

Außerdem gewährleisten zertifizierte, digitale Zeiterfassungssysteme die Richtlinien des Europäischen Gerichtshofs. Denn (je nach Nutzerfreundlichkeit) machen sie die Arbeitszeiterfassung und-dokumentation für Arbeitgeber und Arbeitnehmer leicht zugänglich, objektiv und bei nötiger Sicherheit nach eIDAS-Vorgaben besonders verlässlich.

‍

1. Zeiteinsparung: 

Gute Zeiterfassungssysteme nehmen nicht nur den Stress der Gesetzeskonformität, sondern sparen auch wertvolle Zeit bei allen wichtigen Schritten der Arbeitszeiterfassung. Neben dem einfachen Ein- und Ausloggen von Mitarbeitern, dem transparenten Abgleich von Arbeitsstunden und der automatischen und übersichtlichen Speicherung der Arbeitszeitkonten, ermöglichen einige Apps zur Zeiterfassung auch eine vereinfachte Dienstplanung inklusive Berücksichtigung von Urlaubs- und Schicht-Wünschen.

‍

2. Kosteneinsparung: 

Viele Unternehmen sehen Zeiterfassungssysteme als zusätzlichen Kostenfaktor, wobei die richtige Lösung zur Arbeitszeiterfassung tatsächlich jede Menge Kosten einsparen kann. Zum einen werden Personalverantwortliche immens entlastet, zum anderen bieten Softwares zur Mitarbeiter Zeiterfassung die Möglichkeit, die monatlichen Arbeitszeitkonten direkt in Lohn- und Gehaltsabrechnungen umzuwandeln und dadurch administrative Kosten zu sparen. Auch steigern einfach zu handhabende Zeiterfassungssysteme die Mitarbeiterzufriedenheit, was jedem Betrieb zu Gute kommt.

‍

Mitarbeiter Zeiterfassung per Software: Lohnt sich das für meinen Betrieb? 

‍

Arbeiten Unternehmen mit Excel-Tabellen, muss für jeden Mitarbeiter ein eigenes Blatt erstellt werden, was bei steigender Komplexität der Unternehmensstruktur und beim Mix verschiedener Arbeitsverhältnisse und Zeiten immer schwieriger wird. 

‍

Deshalb lohnt sich eine Software bzw. App zur Arbeitszeiterfassung besonders für: 

• Unternehmen, die laut Gesetz ohnehin bereits auf eine umfassende Arbeitszeiterfassung achten müssen (s.o.).
• Unternehmen, deren Mitarbeiterzahl die Arbeitszeiterfassung jedes einzelnen Mitarbeiters schwierig macht (ab etwa 5 Mitarbeiter).
• Unternehmen mit unterschiedlichen Arbeitszeiten (insb. bei Schichtarbeit).
• Unternehmen mit einem Mix von Arbeitsverhältnissen (Minijobber, Teil- und Vollzeitbeschäftigte, Aushilfen usw.).
• Unternehmen und Einrichtungen mit unterschiedlichen Filialen / Standorten.

‍

Darüber hinaus gewährleisten gute, verantwortungsvoll genutzte Zeiterfassungssysteme eine höhere Transparenz, was Konflikte bezüglich Überstundenausgleich, Mehrarbeit, entgangene Arbeitszeiten usw. aus dem Weg räumt. Und genau hierum ging es dem Europäischen Gerichtshof bei der verpflichtenden Einführung von Zeiterfassungssystemen in allen Mitgliedsstaaten: Dem Schutz von Arbeitnehmern.  Dies macht Arbeitgeber nicht nur besonders attraktiv, sondern wird schon bald zum EU- und deutschlandweiten Standard gehören. 

‍

Skello: Die nutzerfreundliche App für die gesetzeskonforme Arbeitszeiterfassung 

‍

Skello macht die Arbeitszeiterfassung besonders einfach und berücksichtigt dabei alle aktuellen und zukünftigen Gesetze und Pflichten auf nationaler und EU-Ebene sowie branchen- und unternehmensspezifische Besonderheiten. Zahlreiche Zusatzfunktionen decken hierbei die gesamte Dienstplanung und Personalverwaltung ab, was zusätzliche Zeit und Kosten (und Stress!) spart. 

Über 7000 Unternehmen und Einrichtungen in sämtlichen Branchen nutzen Skello bereits europaweit. Ob in Kleinbetrieben, Großunternehmen mit hunderten von Filialen oder Einrichtungen im Gesundheitswesen: Mit der webbasierten App von Skello ist Ihr Betrieb bestens für die arbeitsrechtlichen Neuerungen bezüglich Arbeitszeiterfassung gewappnet .  Hier geht es zur kostenlosen Demo. 

‍