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Damit in Ihrem Dienstplan keine Lücken entstehen, ist eine frühzeitige und genaue Urlaubsplanung unabdingbar. Um alle Urlaubstage und sonstige Abwesenheiten Ihrer Mitarbeiter über das ganze Jahr hinaus im Blick zu behalten, sollten Sie sich einen Urlaubsplaner anlegen.
Wir haben eine Excel Vorlage entwickelt, die Sie kostenlos herunterladen und direkt als Urlaubsplaner nutzen können.
Das müssen Sie bei der Urlaubsplanung Ihrer Mitarbeiter berücksichtigen
Die Gestaltung Ihres Urlaubsplaners ist die Gelegenheit, Ihr Urlaubsmanagement neu zu ordnen. Besonders wenn Ihr Team auf eine gewisse Größe angewachsen ist, können verschiedene Arbeitsverhältnisse, Elternzeit und Co. Ihre Planung schnell durcheinanderbringen.
Diese Elemente sollten Sie bei der Urlaubsplanung Ihres Teams berücksichtigen:
1. Berechnung des Gesetzlichen Urlaubsanspruchs:
Laut Arbeitsgesetz gilt grundsätzlich folgende Formel zur Berechnung des gesetzlichen Urlaubsanspruchs: (Arbeitstage pro Woche X 24 ) / 6 = Urlaubsanspruch .
Wichtig: Nicht die Arbeitsstunden, sondern Arbeitstage sind entscheidend.
Auch entscheidend für Ihre Dienstplanung: Wie viele Urlaubstage Ihre Mitarbeiter am Stück nehmen dürfen. Bei einer 5-Tage-Woche dürfen Arbeitnehmer 10 Urlaubstage am Stück nehmen. Wird an 6 Tagen in der Woche gearbeitet, dürfen 12 Urlaubstage am Stück genommen werden.
2. Bruchteile von Urlaubstagen aufrunden:
Bleibt bei der Berechnung des gesetzlichen Urlaubsanspruchs ein Anteil über einen halben Tag übrig, muss dieser als ganzer Urlaubstag aufgerundet werden. Ist der Betrag kleiner als ein halber Arbeitstag, darf er allerdings auch nicht abgerundet werden, sondern bleibt auf dem Urlaubskonto bestehen.
3. Übrige Urlaubstage aus dem Vorjahr einplanen:
Bleiben Urlaubstage aus dem Vorjahr übrig, müssen diese bis zum 31.3. eingeplant werden. Achten Sie allerdings darauf, dass Ihre Mitarbeiter Ihren Jahresurlaub grundsätzlich bis Ende des Jahres ausschöpfen.
4. Urlaubsanspruch bei Kündigung rechtzeitig einplanen:
Im Falle von Resturlaub bei Kündigung kann dieser nur aus dringenden organisatorischen Gründen ausgezahlt werden. Sorgen Sie also im Voraus auf die Einplanung der übrigen Urlaubstage, falls Mitarbeiter während des Jahres Ihr Team verlassen.
5. Sonstige Abwesenheiten markieren (Elternzeit, Krankheit und unbezahlter Urlaub):
Vergessen Sie nicht, in Ihrem Urlaubsplaner auch andere Fehlzeiten Ihrer Mitarbeiter zu vermerken. Hierzu nutzen Sie unterschiedliche farbige Markierungen und Kürzel.
Urlaubsplan 2023 mit Excel erstellen – kostenlose Vorlage zum Download
Mit unserer kostenlosen Excel Urlaubsplaner-Vorlage halten Sie die Urlaubstage aller Mitarbeiter im Blick und sorgen für eine ausgeglichene Planung. In der beiliegenden Anleitung erklären wir, wie Sie den Excel Urlaubsplaner nach Ihren Bedürfnissen bearbeiten können.
Erleichtern Sie sich die Bearbeitung des Urlaubsplaners zusätzlich, indem Sie Ihre Mitarbeiter frühzeitig in Ihre Urlaubsplanung involvieren:
1. Legen Sie pro Mitarbeiter ein genaues Urlaubskonto, samt gesetzlichem Urlaubsanspruch und anderen vorhersehbaren Abwesenheiten an.
2. Fordern Sie rechtzeitig die Urlaubswünsche Ihrer Mitarbeiter an.
3. Geben Sie die Möglichkeit, Urlaubsanfragen auch untereinander zu diskutieren und ggf. zu tauschen (z.B. per Skello-App).
4. Haben Sie alle Urlaubszeiträume pro Mitarbeiter im Blick, geben Sie diese in den Excel Urlaubsplaner ein.
5. Teilen Sie Ihren Urlaubsplan ggf. mit Ihren Mitarbeitern per E-Mail.
6. Berücksichtigen Sie die Urlaubstage und Abwesenheiten in Ihren Dienstplänen.
Planungskonflikte im Urlaubsplan – was tun?
Falls Sie mehrere und große Teams managen, kann die Urlaubsplanung von Hand schnell zur Mammutaufgabe werden. Smarte Planungs-Tools wie Skello verschaffen hier Abhilfe, um direkt auf Planungskonflikte und mögliche Lösungen aufmerksam gemacht zu werden. So gehen Sie auf Nummer sicher, dass Ihr Team über das ganze Jahr hinaus an jedem Standort optimal aufgestellt ist und Ihre Mitarbeiter stressfrei in Ihren Urlaub starten können.
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