In 5 Schritten zum perfekten Dienstplan mit Excel

Sie fragen sich, wie Sie Ihren Dienstplan mit Excel erstellen können? Das geht einfacher als gedacht. Denn in lediglich 5 Schritten können auch Sie einen Basis-Dienstplan für Ihr Team mit Excel kreieren. In diesem Leitfaden erklären wir, in welchen Fällen sich die Erstellung vom Dienstplan mit Excel lohnt und wie Sie die Excel Dienstplan Vorlagen von Google Sheets online nutzen können, um Ihr Team optimal von jedem Ort aus zu managen. 

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Was der Excel Dienstplan kann und was nicht 

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Egal ob im Schichtbetrieb, ob Monats-, Wochen- oder Tagespläne: Excel Dienstpläne lassen sich vielseitig gestalten. Dank Excel Dienstplan Vorlagen ist dies mittlerweile relativ einfach und doch sollten Sie sich der Limits des Excel Dienstplans bewusst sein. Um bei der Dienstplanerstellung keine Zeit zu verlieren, sollten Sie sicher sein, dass sich Excel Dienstpläne für Ihre Team- und Planungsstruktur eignen. 

Lohnt sich der Aufwand den Dienstplan mit Excel zu erstellen? 

Sie brauchen Ihre Mitarbeiter zur richtigen Zeit am richtigen Ort, ohne dass zwischen Arbeitszeit- und Urlaubskonten, Verfügbarkeiten und Dienstwünschen Konflikte entstehen. Dabei soll jeder Mitarbeiter stets Gewissheit haben, wann er oder sie zum Dienst erscheinen soll. 

Dies kann mit einem Excel Dienstplan funktionieren, wenn: 

• Ihr Team eine übersichtliche Größe hat: Erfahrungsgemäß lohnt sich die Erstellung vom Dienstplan mit Excel bei Teams bis maximal 5 Mitarbeitern. Denn bei einer großen Anzahl von Mitarbeitern kann die manuelle Dateneingabe und Verwaltung von Excel Dienstplänen enorm zeitaufwendig und frustrierend werden. 

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• Ihre Planungsanforderungen recht klar und einfach zu managen sind: Bei der manuellen Eingabe, Bearbeitung und ständigen Aktualisierung von Daten besteht ein erhöhtes Fehlerrisiko. Je nachdem wie komplex Ihre Abläufe sind und welche Arten von Schichten hinzukommen (z.B. Rufbereitschaft, Wochenenddienste usw.), müssen Sie dieses Risiko vorab einschätzen. 

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• die Arbeitszeitmodelle und Vertragsarten Ihrer Mitarbeiter recht homogen sind: Ihr Dienstplan lässt sich mit Excel zwar durch die Anwendung von Formeln formatieren, jedoch kann dies im Falle verschiedener Arbeitszeiten und Vertragsbesonderheiten schnell zur Mammutaufgabe werden. Wichtig ist, dass in Ihrem Dienstplan keine Lücken entstehen. Macht es Ihre Teamstruktur schwierig, den Dienstplan mit Excel fehlerfrei zu verwalten, kann sich eine Softwarelösung eher für Sie lohnen. 

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• sich die Struktur Ihres Excel Dienstplans wiederholt: Sind Ihre Abläufe von Regelmäßigkeit gezeichnet, ist es recht einfach Ihren Dienstplan mit Excel als Vorlage zu speichern, zu duplizieren und wiederzuverwenden. In diesem Fall lohnt sich eine einmalige Vorarbeit. Kommt es allerdings oft zu Verschiebungen und neuen Strukturen und Schichten, bringt die Erstellung vom Dienstplan mit Excel einen zusätzlichen Arbeitsaufwand (und ein zusätzliches Risiko für Fehler) mit sich. 

Ist Ihre Team- und Planungsstruktur einfach, regelmäßig und übersichtlich, steht der Erstellung Ihres Dienstplans mit Excel also nichts mehr im Weg. 

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Wie erstelle ich einen Dienstplan mit Excel?

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Sie können Ihren Dienstplan mit Excel entweder offline per MS Office Suite oder online mit Google Sheets erstellen. In den folgenden Schritten erklären wir die Variante zur Verwaltung vom Dienstplan mit Excel per Google Sheets (Google Tabellen). Denn dies hat den Vorteil, dass Sie Ihre Dienstpläne leichter mit Ihrem Team teilen können. Außerdem stehen Ihnen eine Vielzahl an Excel Dienstplan Vorlagen sowie zahlreiche Online-Ressourcen zur optimalen Dienstplanung zur Verfügung. Auch die automatische Speicherung Ihres Excel Dienstplans über Google Sheets ist von Vorteil. Außerdem können Sie den Excel Dienstplan zu jederzeit auf Ihren PC herunterladen.

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Schritt 1: Dienstplan Excel Vorlage nutzen - Google Tabellen

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Der Weg zum Excel Dienstplan online startet über Ihr Google Konto. Hierzu gehen Sie direkt auf die Webseite der Google Sheets. 

Sie können Sich entweder mit Ihrem persönlichen oder mit Ihrem Unternehmenskonto einloggen. Die Dienstplan Excel Vorlagen haben in beiden Fällen grundsätzlich dieselben Funktionen. 

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Öffnen Sie nun die Vorlagengallerie, dann können Sie zur Dienstplan Excel Vorlage "Tagesplan" herunterscrollen. Diese kostenlose Excel Dienstplan Vorlage ist ideal, wenn Sie für Ihre Arbeitswoche genaue Tagespläne nach dem Stundenplanmuster erstellen möchten. 

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Monats- und Wochen Dienstplan Excel Vorlage finden 

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Wie Sie sehen bietet Google in der Vorlagengallerie lediglich ein einziges Template, das direkt als Excel Dienstplan genutzt werden kann. Allerdings können Sie auch andere Vorlagen der Google Gallerie nutzen, um Wochen- oder Monatspläne zu erstellen. Online finden sich jede Menge Dienstplan Excel Vorlagen, die Sie direkt nutzen können, wie beispielsweise in dieser Template-Gallerie. 

Geben Sie hierzu über Ihre Google-Suchmaschine beispielsweise "Dienstplan Monat Excel-Vorlage" oder "rollierender Dienstplan Excel Vorlage" ein und wählen Sie ein Template, das am besten zu Ihren Bedürfnissen passt. 

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Schritt 2: Startdatum im Excel Dienstplan festlegen 

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Um die weitere Vorgehensweise zu erklären, nutzen wir das Beispiel des Tagesplans von Google Tabellen zum Dienstplan Erstellen. Excel bzw. Google Sheets ist in diesem Fall eine besonders simple Lösung. 

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Sie müssen lediglich ein Startdatum Ihres Dienstplans eingeben und die restlichen Spalten des Excel Dienstplans aktualisieren sich automatisch. Sie können die Arbeitswoche hierbei an jedem beliebigen Wochentag starten. 

Wie Sie sehen, haben Excel Dienstpläne den Vorteil, dass Sie bei einer einfachen Struktur Ihrer Abläufe schnell eine gute Übersicht erhalten. 

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Schritt 3: Schichten in den Excel Dienstplan eingeben

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Jeder Arbeitstag ist in 30-Minuten-Abschnitte unterteilt, was eine recht genaue Planung der Schichten Ihrer Mitarbeiter ermöglicht. Um eine Schicht visuell in den Excel Dienstplan einzufügen, klicken Sie einfach auf eine Zelle, die dem gewünschten Startzeitpunkt entspricht. Indem Sie mehrere Zellen markieren und auf das Symbol "Zellen verbinden" klicken, können Sie mehrere Zeit-Zellen zusammenfügen. 

Nun können Sie die Textfunktion nutzen, um den Namen Ihres Mitarbeiters in die Zelle einzufügen. Um die Schichten verschiedener Mitarbeiter auf einen Blick zu unterscheiden, können Sie unterschiedliche Füllfarben für die Zellen nutzen. Den visuellen Formatierungsoptionen sind bei Google Tabellen genau wie beim Excel Dienstplan offline keine Grenzen gesetzt. 

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Schritt 4: Excel Dienstplan Stundenberechnung - Formeln eingeben 

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Oft wird bei der Erstellung vom Dienstplan mit Excel vergessen, die Zeiteinheiten direkt an die Arbeitszeiterfassung zu koppeln. Mit der richtigen Formatierung und den richtigen Formeln ist dies allerdings durchaus möglich. Dies ist auch wichtig, um die verfügbaren Zeiten Ihrer Mitarbeiter richtig über die ganze Woche bzw. den ganzen Monat hinaus einzuplanen. Auch für die korrekte Lohnabrechnung ist eine Stundenberechnung im Excel Dienstplan ein Muss. 

Bei einem simplen und gut übersichtlichen Dienstplan lassen sich eingetragene Stunden noch einfach per Plus-Minus-Formeln berechnen und in einem separaten Feld dem jeweiligen Mitarbeiter zuordnen. 

Wird der Dienstplan jedoch komplexer, arbeiten Sie sich am besten in die "=WENN(...)" Formeln von Excel ein. Diese berechnen Werte, wenn eine bestimmte Bedingung erfüllt ist. So können Sie einen Soll-Ist-Vergleich in Ihren Dienstplan von Excel einfügen. Hier finden Sie eine Anleitung für die Nutzung dieser Formel. 

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Schritt 5: Excel Dienstplan mit Ihrem Team teilen

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Der Vorteil bei der Bearbeitung online ist, dass Sie Ihren Excel Dienstplan ganz einfach mit Ihrem Team teilen können. Haben Ihre Mitarbeiter ein Google-Konto können Sie unter der Funktion "Freigeben" (rechts obehalb des Dokuments) selbst einstellen, wer Zugriff auf den Dienstplan erhält. 

Auch können Sie hier einstellen, wer eine zusätzliche Berechtigung bekommt, um den Dienstplan zu bearbeiten und/oder zu kommentieren. 

Mit der Kommentarfunktion von Google Sheets können Sie in jedes beliebige Feld in Ihrem Excel Dienstplan Kommentare einfügen und diese per "@..." -Eingabe an einen bestimmten Mitarbeiter adressieren. Dies ermöglicht, sich zum Dienstplan auszutauschen und Anmerkungen zu hinterlassen. 

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Excel Dienstplan per Link versenden 

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Sie können den Dienstplan auch per Link (unter "Link abrufen") in einer Email an Ihr Team versenden. Um für die Sicherheit Ihrer Daten zu sorgen, fügen Sie vorher alle Mitarbeiter unter "Für Personen und Gruppen Freigeben" hinzu. In der Grundeinstellung ist sichergestellt, dass nur hinzugefügte Personen über Ihren Link Zugriff auf den Dienstplan haben. 

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Weitere Ressourcen und Vorlagen für Excel Dienstpläne 

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Sie möchten mehr darüber erfahren, wie Sie Ihren Dienstplan mit Excel erstellen können? In diesem Artikel haben wir weitere Tipps für Ihren Excel Dienstplan zusammengestellt. Wenn sich diese Art der Dienstplanung für Ihr Team und Ihre Abläufe lohnt, dann finden Sie auch auf YouTube zahlreiche nützliche Tutorials, um spezifische Fragen zu klären. 

Es kann sich durchaus lohnen, sich näher mit Excel Formeln zur Dienstplanerstellung zu beschäftigen, falls Sie die nötige Zeit mitbringen und sich gerne in Kalkulationen einarbeiten.  

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Dienstplan automatisch erstellen mit Skello statt Excel 

Wie Sie sehen, ist die Dienstplanung mit Excel und den Online-Tools von Google Tabellen recht einfach und intuitiv. Haben Sie darüber hinaus ein Händchen für die richtige Zellformatierung, um Ihren Excel Dienstplan mit der Arbeitszeiterfassung und Lohnabrechnung zu verbinden, können Sie Excel durchaus als Personalplanungs-Allrounder für sich nutzen. 

Allerdings ist dies für die meisten Teams, insbesondere in der Service-Branche (Gastronomie, Hotellerie, Pflege, Kosmetik, Lebensmittelhandel u.ä.), nicht wirklich realistisch. Als Experten in Ihrem Bereich sollten Sie sich voll und ganz darauf konzentrieren, was wirklich wichtig ist: Ihr Handwerk, der Kontakt zu Ihren Kunden, eine motivierende Arbeitsatmosphäre für Ihr Team und die Entwicklung optimaler Abläufe, um stets einen exzellenten Service zu bieten. 

Genau deshalb haben wir eine Software entwickelt, die bereits für kleine Teams ab 5 Mitarbeitern bis hin zu Großunternehmen mit mehreren Standorten die optimale Lösung bietet.

Mit Skello können Sie: 

• Dienstpläne mit wenigen Klicks erstellen und als Vorlagen speichern - egal wie komplex Ihre Abläufe sind und egal wie viele Standorte und Mitarbeiter sie managen. 
• Ihr Team in die Dienstplangestaltung durch Zugangsberechtigungen und Message-Funktion miteinbeziehen und Schichten selbstständig tauschen lassen. 

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• automatisch die unterschiedlichsten geseztlichen oder betriebsbedingten Vorgaben berücksichtigen (z.B. Stundenlimits von Minijobbern, Ruhezeiten bei Rufbereitschaft u.v.m.).

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• Daten sicher verwalten und Dienstpläne einfach mit Ihrem Team teilen.
• Überstunden automatisch berechnen. 

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• Urlaubsanfragen und freie Zeiten Ihrer Mitarbeiter einfach managen. 

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• Arbeitsstunden automatisch erfassen und an die Lohnabrechnung koppeln. 

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• eine zusätzliche digitale Stempeluhr vor Ort einsetzen und den Dienstplan automatisch mit tatsächlich geleisteten Stunden abgleichen. 

Die einfachen Drag-and-Drop Funktionen der Skello App sparen Ihnen dabei wertvolle Zeit (und Nerven). Dabei bleibt bei den Einstellungen in Ihrem Dienstplan nichts dem Zufall überlassen. Denn alles wird fehlerfrei Ihren Voreinstellungen entsprechend berechnet. 

Neugierig? Dann vergleichen Sie Ihren Excel Dienstplan ganz einfach mit Skello bei einer kostenlosen Demo. Hier können Sie direkt starten. 

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