Urlaubstage in der Gastronomie: Das steht Ihren Mitarbeitern wirklich zu

Ein gutes Personalmanagement und eine reibungslose Dienstplanung gehören in der Gastronomie zu den größten Herausforderungen. Besonders bei der Urlaubsplanung von Mitarbeitern stehen Gastronomen oft die Haare zu Berge. Wem stehen wieviele Urlaubstage zu? Wie viele Urlaubstage haben Mitarbeiter bei Teilzeit, im Minijob oder im Falle von Saison- und Kurzarbeit? Wie lässt sich die Urlaubsplanung am besten managen, ohne dass Lücken im Dienstplan entstehen? Wir haben alle wichtigen Grundlagen und Fallbeispiele aufgelistet, damit Sie die Urlaubstage aller Mitarbeiter stets im Blick behalten.

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Wann haben Arbeitnehmer in der Gastronomie Anspruch auf bezahlten Erholungsurlaub?

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In Restaurants, Bars, Cafés sowie bei Caterern und anderen Betrieben in der Gastronomie gelten in Sachen Urlaubstage grundsätzlich dieselben Regeln wie in anderen Branchen. Ob Sie einem Mitarbeiter Urlaub genehmigen können oder nicht, ist im Mindesturlaubsgesetz für Arbeitnehmer geregelt. Um den Urlaubsanspruch Ihrer Mitarbeiter zu ermitteln und Urlaubstage rechtzeitig einzuplanen, sollten Sie sich zunächst Folgendes zu den gesetzlichen Bestimmungen merken:

• Jeder Mitarbeiter hat Anspruch auf Erholungsurlaub im Kalenderjahr. Dazu zählen sämtliche Arbeitsverhältnisse, inklusive Auszubildende, Minijobber etc. 

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• Laut Gesetz beträgt dieser Jahresurlaub mindestens 24 Werktage (d.h. Montag-Samstag ausgenommen gesetzliche Feiertage). Da dies jedoch für eine 6-Tages-Woche gilt, müssen die verfügbaren Urlaubstage auch in der Gastronomie angepasst werden.

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• Das bedeutet: Pro Arbeitstag in der Woche können 4 Urlaubstage im Jahr genehmigt werden. Bei Teilzeit und unregelmäßigen Arbeitszeiten muss natürlich gerechnet werden (mehr dazu unten).

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• Der volle Urlaubsanspruch gilt jedoch erst nach einer Wartezeit von 6 Monaten nach Beginn des Arbeitsverhältnisses.

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• Angestellte erwerben jedoch nach jedem vollen Monat bereits ein Zwölftel des Jahresurlaubsanspruchs.

Halten wir fest: Da in der Gastronomie jeder Mitarbeiter Anspruch auf eine gewisse Anzahl an Urlaubstagen hat, ist es von Vorteil, bereits zu Beginn eine Übersicht über den Urlaubsanspruch zu erstellen.

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Woher weiß ich, welchen gesetzlichen Urlaubsanspruch meine Mitarbeiter genau haben? 

Die Gastronomie ist wie kaum eine andere Branche von verschiedenen Arbeitsverhältnissen gezeichnet, die sich direkt auf die Anzahl der Urlaubstage auswirken. Auch ist die Personalfluktuation in der Gastronomie vergleichbar hoch und so verliert man schnell den Überblick, wer noch Resturlaub hat, wer sich in der Wartezeit befindet und wie viele Urlaubstage bereits nach dem ersten Monat geltend gemacht werden können.

Aber keine Panik. Um sich einen klaren Überblick über die Urlaubstage Ihrer Mitarbeiter zu verschaffen, können Sie eine App mit den nötigen Voreinstellungen nutzen oder per Hand nach folgenden Punkten vorgehen:

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1. Arbeitsverhältnis und Arbeitszeitmodell 

Laut einer Befragung des Deutschen Hotels- und Gaststättenverbands DEHOGA haben Gastronomen aufgrund des Fachkräfemangels in der Branche mit einer Vielzahl an Personalproblemen zu kämpfen. Besonders hat sich dies seit der Corona-Pandemie abgezeichnet, die für die Gastronomiebranche eine nie dagewesene Krise auslöste. Rund 38% der befragten Gastronomen gaben hierbei die Änderung der Arbeitszeitmodelle in Ihrem Betrieb als Konsequenz an.

Gehören Sie auch zu den Gastronomie-Betrieben, die ohne Aushilfen, Minijobber und Teilzeitbeschäftigten nicht (mehr) auskommen, ist ein klares Personalmanagement umso wichtiger.

Fangen Sie deshalb bei der Ermittlung von Urlaubstagen Ihrer Mitarbeiter damit an, Ihr Team nach Arbeitsverhältnis und Arbeitszeitmodell zu orden. Wichtig ist festzuhalten, an wie vielen Tage in der Woche Ihre Mitarbeiter jeweils arbeiten.

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2. Dauer des Arbeitsverhältnis 

Wie oben erklärt, erwerben Angestellte in der Gastronomie eine gewisse Anzahl an Urlaubstagen bereits ab dem ersten Arbeitsmonat. Um bei der Ermittlung der Urlaubstage nicht durcheinander zu kommen, empfiehlt es sich also, einen zuverlässigen Zähler zu nutzen bzw. eine von Hand erstellte Excel-Vorlage jeden Monat entsprechend zu aktualisieren.

Beispiel:

• Ihr Mitarbeiter arbeitet an 3 Tagen pro Woche in Ihrem Gastronomiebetrieb. Dies entspricht einem Jahresurlaub von 12 Tagen. (Gesetzlicher Urlaubsanspruch von 4 Tagen im Jahr pro wöchentlichem Arbeitstag X 3 Arbeitstagen).
• Pro Monat wird ein Zwölftel vom Jahresurlaub erworben.
• So kann dieser Mitarbeiter nach dem ersten gearbeiteten Monat einen Urlaubstag geltend machen.

Je nach Arbeitszeitmodell kann es entsprechend der Fall sein, dass die Anzahl der monatlich erworbenen Urlaubstagen nicht immer gerade ist. So muss der Urlaubsanspruch stets nach der Dauer des Arbeitsverhältnisses aktualisiert werden.

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3. Gesetzliche Urlaubstage nach Alter und Familiensituation

Viele Personalverantwortliche fragen sich, ob Angestellten je nach Alter und Familiensituation zusätzliche Urlaubstage zustehen. Auch in der Gastronomie wird dies oft diskutiert. Bei der Ermittlung von Urlaubstagen Ihres Teams sollten Sie sich hierzu folgendes merken:

• Jugendliche unter 18 haben einen jährlichen Urlaubsanspruch von 25 Werktagen. Unter 17 Jahren sind es sogar 27 Werktage (30 Werktage Urlaubsanspruch sind für Arbeitnehmer  unter 16 Jahren vorgesehen, was in der Gastronomie jedoch selten der Fall ist).

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• Ein zusätzlicher gesetzlicher Urlaubsanspruch ab einer bestimmten Altersstufe, beispielsweise über 50, ist gesetzlich nicht vorgegeben.

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• Angestellte mit Kindern haben keinen zusätzlichen Urlaubsanspruch. Grundsätzlich sind Arbeitgeber auch nicht verpflichtet, Urlaub zu Ferienzeiten zu gewähren, wenn es sich um schulpflichtige Kinder handelt.

Allerdings sind Personalverantwortliche dazu verpflichtet, soziale Gesichtspunkte bei der Verteilung von Urlaubstagen zu berücksichtigen. Dies können Sie z.B. durch innerbetriebliche Regelungen gewährleisten und einen Prozess zur gerechten Verteilung sowie Möglichkeiten zum Tausch von Urlaubstagen anbieten.

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Urlaubsanspruch in der Gastronomie von Saisonarbeitern

Viele Unternehmen in der Gastronomie arbeiten im Saisonbetrieb oder haben über das Jahr hinaus unterschiedliche Arbeitsintensitäten (z.B. Caterer bei bestimmten saisonalen Veranstaltungen). Wird Personal lediglich über einen begrenzten Zeitraum eingestellt, beispielsweise über die Sommermonate, besteht nicht immer der volle Anspruch gesetzlicher Urlaubstage.

Wie viele Urlaubstage in der Gastronomie im Falle von Saisonarbeit rechtens sind, können Sie so herausfinden:

• Wartezeit: Erst nach 6 Monaten der Einstellung hat ein Mitarbeiter den vollen gesetzlichen Urlaubsanspruch (s.o.) . Im Falle von Saisonarbeit ist Personal oft nicht länger als 6 Monate im Betrieb, weshalb lediglich der Teilurlaubsanspruch ermittelt werden muss.

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• Teilurlaubsanspruch: Konkret muss auch bei Saisonarbeit in der Gastronomie auf die Dauer der Anstellung und den im Tarifvertrag festgelegten Urlaubsanspruch geschaut werden. Werden die gesetzlich festgelegten Mindesturlaubstage (24 Werktage Jahresurlaub bei 6 wöchentlichen Arbeitstagen) genehmigt, muss also heruntergerechnet werden.

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• Beispiel bei 6-monatiger Anstellung: Arbeitet ein Mitarbeiter während 6 Monaten an 5 Tagen in der Woche im Betrieb, beträgt der jährliche Urlaubsanspruch 10 Tage. Urlaubstage können ab dem ersten vollständig gearbeiteten Monat vergütet werden. So hat ein Mitarbeiter im Saisonbetrieb also einen Anspruch auf höchstens 2 Urlaubstage pro Monat.

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Was passiert mit nicht genommenen Urlaubstagen von Saisonarbeitern?

Nicht genommene Urlaubstage während der Zeit der Anstellung können nicht ohne Weiteres ausgezahlt werden. Denn Urlaubstage sollten auch in der Gastronomie der Erholung dienen. Ist der Personalbedarf hoch und die Zeit knapp, können eventuell auch innerbetriebliche Gründe geltend gemacht werden, die eine Auszahlung des Resturlaubs gesetzlich möglich machen. Trotzdem sollten Sie dies von vornherein mit Ihren Angestellten besprechen, um hier Klarheit zu schaffen.

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Urlaubsanspruch in der Gastronomie von Vollzeitbeschäftigten 

Bei Vollzeitbeschäftigten in Ihrem Gastronomiebetrieb ist darauf zu achten, dass der volle Anspruch auf Erholungsurlaub nach der oben erklärten Wartezeit von 6 Monaten besteht. In diesem Fall ist es besonders wichtig, Urlaubstage rechtzeitig einzuplanen und Planungskonflikte zwischen Kollegen zu vermeiden.

Wie lange am Stück müssen Arbeitgeber Urlaub genehmigen?

Auch diese Frage ist im Arbeitsrecht festgelegt und unterscheidet sich in der Gastronomie nicht von anderen Branchen. So viele Urlaubstage dürfen Arbeitnehmer am Stück nehmen:

• 5-Tage-Woche: Arbeiten Angestellte an 5 Tagen in der Woche, dürfen am Stück 10 Tage Urlaub genommen werden, was in zwei zusammenhängenden Wochen resultiert.

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• 6-Tage-Woche: Wird an 6 Tagen in der Woche gearbeitet, dürfen 12 Urlaubstage am Stück genehmigt werden, was wiederum zwei volle Wochen Urlaub ergibt.

Alles was darüber hinausgeht ist innerbetrieblich abzusprechen. Benötigt ein Mitarbeiter mehr Urlaubstage am Stück, sollten Sie im Team besprechen, ob dies organisatorisch möglich ist, bevor Sie den Urlaub genehmigen.

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Urlaubsanspruch in der Gastronomie bei Teilzeit und Minijobbern

In der Gastronomie sind vergleichbar viele Minijobber und Teilzeit-Angestellte beschäftigt. So fragen sich viele Personalverantwortliche, wie genau sich der Urlaubsanspruch betroffener Mitarbeiter berechnen lässt. Wie bereits erklärt, haben laut Arbeitsgesetz alle Angestellte, unabhängig vom Arbeitsverhältnis Anspruch auf Urlaub. Dieser muss im Falle von Minijobbern und Teilzeitbeschäftigten auch in der Gastronomie anteilig berechnet werden.

Wichtig hierbei: Zur Berechnung des Urlaubsanspruchs ist irrelevant wie viele Stunden gearbeitet wird. Lediglich die Arbeitstage sind entscheidend.

Nutzen Sie noch keine Software, um sich die Berechnung zu erleichtern, können Sie sich folgende Formel merken:

(Arbeitstage pro Woche X 24 ) / 6 = Urlaubsanspruch

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Wann wieviele Urlaubstage genehmigt werden können, hängt von der Anzahl der gearbeiteten Monate ab.

Beispiel:

Wird an 2 Tagen in der Woche gearbeitet hat ein Mitarbeiter Anspruch auf 8 Tage Jahresurlaub ((2 x 24)/6). Anteilig wird pro Monat 1/12 hiervon erworben. Nach 3 Monaten hat der betroffene Mitarbeiter demnach 2 ganze Urlaubstage angesammelt.

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Wie sind Bruchteile von Urlaubstagen zu regeln?

Das Bundesurlaubsgesetz gibt vor, dass Anteile, die aus der oben erklärten Zwölftel-Rechnung über einen halben Tag hinausgehen, aufzurunden sind.

Allerdings dürfen Bruchteile, die kleiner als einen halben Arbeitstag sind, laut einem Urteil des Bundesarbeitsgerichts 2018, nicht abgerundet werden. Besteht keine anderweitige Regelung, dürfen diese allerdings auch nicht aufgerundet werden und bleiben so auf dem Urlaubskonto bestehen.

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Sonderfälle bei der Planung von Urlaubstagen in der Gastronomie

Auch in der Gastronomie gibt es bei der Berechnung der Urlaubstage von Mitarbeitern besondere Fälle, die eine gründliche Dokumentation unabdingbar machen. Die häufigsten Sonderfälle haben wir im Folgenden aufgelistet.

Urlaubstage aus dem Vorjahr mitnehmen

Sind in Ihrem Team Urlaubstage aus dem Vorjahr übrig, wie dies besonders aufgrund von Quarantäne-Regeln aktuell in vielen Gastronomiebetrieben der Fall ist, sind folgende Punkte wichtig:

• Resturlaub kann grundsätzlich bis zum 31.03. des Folgejahres genommen werden.

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• Auch wenn Mitarbeiter nicht selbst daran gedacht haben, ihren vollen Urlaubsanspruch auszuschöpfen, bleibt ihr Recht vom Resturlaub bestehen. Arbeitnehmer sind in der Pflicht, den Urlaub Ihrer Mitarbeiter zu verwalten.

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• Achten Sie darauf, dass Ihre Mitarbeiter ihren Urlaub rechtzeitig beantragen können. Erinnern Sie Ihr Team daran, dass eine Übertragung in das nächste Jahr nur aus dringenden betrieblichen oder persönlichen Gründen möglich ist.

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Urlaubsanspruch bei Kurzarbeit in der Gastronomie

Ein Gerichtsurteil des Landesarbeitsgerichts Düsseldorf aus dem Frühjahr 2021 hat bestätigt: Kurzarbeit mindert den Urlaubsanspruch in der Gastronomie. Demnach sei der Urlaubsanspruch im Falle von Kurzarbeit anteilig zu kürzen. Dies war besonders zu Lockdown-Zeiten während der Corona-Pandemie ein großes Thema und ist weiterhin zu beobachten. Laut diesem Urteil gilt:

• Wurde im Monat aufgrund von Kurzarbeit gar nicht gearbeitet, ist der Jahresurlaubsanspruch um 1/12 zu kürzen.

Prüfen Sie also unbedingt, ob sich dies auf den (Rest-)Urlaubsanspruchs Ihres Teams auswirkt.

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Urlaubsanspruch bei Krankheit 

Krankheitstage sind auch in der Gastronomie nicht als Urlaubstage zu zählen. Wird ein Arbeitnehmer krank, gelten dieselben Regeln wie in anderen Branchen (inkl. volle 6-wöchige Lohnfortzahlung). Um hier den Überblick nicht zu verlieren ist sicherzustellen, dass:

• der jeweilge Mitarbeiter ein ärztliches Attest vorlegt, um Krankheitstage klar als solche zu vermerken.

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• dies auch bei Krankheit während dem Urlaub gilt. Wird ein Mitarbeiter also während dem Urlaub krank und legt ein ärztliches Attest vor, sind die betroffenen Urlaubstage auf den übrigen Urlaubsanspruch zu addieren.

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Urlaubsanspruch bei Kündigung 

In der Gastronomie kommt es oft vor, dass Mitarbeiter den Arbeitgeber wechseln, vor allem im Falle von Saisonarbeit oder bei geringfügiger Beschäftigung. Wichtig ist für Personalplaner hierbei, dass Urlaubstage nicht an einen Arbeitsvertrag sondern an den Arbeitnehmer selbst gebunden sind. Deshalb gilt:

• Hat der betreffende Mitarbeiter bereits den vollständigen gesetzlichen Jahresurlaub geltend gemacht, hat dieser beim neuen Arbeitgeber keinen neuen Urlaubsanspruch.

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• Im Falle von Resturlaub aus dem Vorjahr, der aus zeitlichen/organisatorischen Gründen nicht mehr genommen werden kann, ist eine Auszahlung möglich.

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• Bei Kündigung müssen Sie dem jeweiligen Mitarbeiter eine offizielle Bescheinigung über die genommenen und verbliebenen Urlaubstage ausstellen.

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Urlaubstage in der Gastronomie optimal einplanen und managen

Beim Blick auf die Regeln zum gesetzlichen Urlaubsanspruch, die auch in der Gastronomie beachtet werden müssen, wird klar: Eine vorausschauende Planung und Dokumentation der Urlaubstage von Mitarbeitern bringt klare Vorteile. Versäumnisse bei der Urlaubsplanung können nicht nur Geld kosten sondern auch dem Zusammenhalt und der Motivation Ihres Teams schaden. Dabei muss die Verwaltung von Urlaubstagen in der Gastronomie nicht kompliziert sein.

Unsere Tipps zur stressfreien Verwaltung von Urlaubstagen in der Gastronomie:

• Erstellen Sie ein transparentes Urlaubskonto für jeden Mitarbeiter. Gehen Sie von vornherein sicher, dass Sie hierbei alle gesetzlichen Vorgaben zum Urlaubsanspruch und tarifliche sowie innerbetriebliche Vereinbarungen beachten.

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• Fordern Sie Urlaubsanfragen Ihrer Mitarbeiter rechtzeitig an. Bieten Sie eine jährliche Deadline für die Anträge von längerem, zusammenhängenden Urlaub an und regeln Sie den Spielraum für einzelne, spontane Urlaubstage im Vorraus.

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• Erleichtern Sie die Kommunikation im Team. Lassen Sie Ihre Mitarbeiter, insofern möglich, Urlaubstage selbstständig austauschen.

‍Nutzen Sie die Skello App um all dies automatisch zu managen und eine fehlerfreie Dienstplanung zu gewährleisten. Mit Skello machen Sie die Planung und Dokumentation der Urlaubstage Ihrer Mitarbeiter transparent, damit keine Details mehr entgehen.