So erstellen Sie 2023 flexible Dienstpläne mit Excel

Ein guter Dienstplan ist das A und O für jegliche Art von Betrieb mit Schichtarbeit. Egal ob in der Gastronomie, in der Pflege, im Einzelhandel oder im Handwerk: Die optimale Aufstellung Ihres Teams ist die Grundlage Ihres Erfolgs. 

Um Planungskonflikte zu vermeiden, müssen verfügbare Arbeitszeiten jedes einzelnen Mitarbeiters, Fehlzeiten und weitere Einschränkungen gleich zu Beginn im Dienstplan berücksichtigt werden. Deshalb lohnt es sich, auf Tools und Vorlagen zur Dienstplanung zurückzugreifen, die wichtige Elemente automatisch einkalkulieren.  

Wir von Skello haben eine simple und flexible Excel Dienstplan Vorlage entwickelt, die Sie hier kostenlos herunterladen und direkt nutzen können. 

Ersparen Sie sich die Suche nach der richtigen Excel Formatierung für die Erstellung Ihres Dienstplans und legen Sie mit unserem gratis Template direkt los! 

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Gründliche Dienstpläne für eine klare Arbeitszeiterfassung 2023

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Besonders im Hinblick auf die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung, ist es eine gute Idee, die Gestaltung Ihres Dienstplans 2023 neu zu überdenken. Auch wenn Sie Ihre Monats- oder Wochendienstpläne mit Excel erstellen, ist es wichtig, die tatsächlich geleisteten Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter mit der ursprünglichen Personaleinsatzplanung direkt abzugleichen. 

Mit der Formatierung eines Soll-Ist-Vergleichs in Ihrem Excel-Dienstplan sorgen Sie dafür, dass das Arbeitszeitkonto für alle Mitarbeiter stets aktuell bleibt. So erleichtern Sie mit einem einfachen Schritt Ihre Arbeitszeitdokumentation als Ergänzung zu Ihren Stundenzetteln. 

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Was muss ein guter Excel Dienstplan beinhalten?

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Wenn Sie Ihre Dienstpläne mit Excel statt mit einer automatisierten Software erstellen, ist es umso wichtiger, auf die richtige Formatierung und die Eingabe zentraler Basisinformationen zu achten. In unserem kostenlosen Excel Dienstplan Muster finden Sie folgende Elemente und können diese je nach Bedarf anpassen: 

• Ein Wochendienstplan Template, unterteilt in einzelne Arbeitstage und Arbeitsstunden. 
• Ein Dropdown-Menü, um die jeweiligen Arbeitsstunden pro Mitarbeiter am jeweiligen Tag zu bestätigen. 
• Pro Arbeitstag eine Spalte zur Angabe von Fehlzeiten. 
• Eine Formatierung zur automatischen Berechnung der Gesamtarbeitsstunden pro Arbeitstag und Mitarbeiter (COUNTIF-Formel).
• Ein formatiertes Arbeitszeitkonto pro Mitarbeiter, das automatisch anhand der jeweils eingeteilten und geleisteten Arbeitsstunden im Dienstplan aktualisiert wird. 

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Flexible Wocheneinsatzpläne mit Excel erstellen 

Um unsere Excel Dienstplan-Vorlage zu nutzen, müssen Sie nur noch die Namen Ihrer Mitarbeiter sowie Ihre Betriebszeiten bearbeiten. 

Im Dienstplan Template finden Sie außerdem eine Anleitung, um die Wochenpläne einfach zu duplizieren und zu bearbeiten, damit Ihre Arbeitszeitkonten stets aktuell gehalten werden. 

Halten Sie in der Arbeitszeit-Übersicht fest, wie viele Arbeitsstunden pro Mitarbeiter zur Verfügung stehen. Ergänzen Sie die Excel Dienstplan Vorlage mit Notizen zu den verschiedenen Arbeitsverhältnissen und vertraglichen Regelungen (Teilzeit, Vollzeit, Minijobber, Besonderheiten zu Arbeitszeiten wie Nachtarbeit usw.). 

Kopieren Sie Ihren finalen Wochendienstplan bei Bedarf in eine separate Excel-Datei, um diesen mit einem Klick mit Ihrem Team zu teilen. Hierfür benötigen Sie lediglich die E-Mail-Adressen Ihrer Mitarbeiter, die Sie im Freigabe-Menü eingeben können. 

Der jeweilige Wocheneinsatzplan Ihres Teams kann für Ihre weitere Dienstplanung ganz einfach dupliziert werden. Um das aktuelle Arbeitszeitkonto mit der aktuellen Arbeitswoche zu koppeln, muss nur noch die jeweilige Formel bearbeitet werden. Auch diesen einfachen Schritt erklären wir in der Anleitung des Excel Dienstplans genau. 

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Excel Vorlage für Ihren Dienstplan: gratis Download 

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Ersparen Sie sich die mühsame Formatierung Ihres Excel Dienstplans und nutzen Sie unsere kostenlose Vorlage, um den Grundstein für eine optimale Teamaufstellung zu legen.

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Für mehr smarte Tipps und Tools für Ihre Dienstplanung, Arbeitszeiterfassung und weitere Personalverwaltungsaufgaben, schauen Sie auch in unserer Ressourcen-Datenbank vorbei!