Minijobber im Team? Urlaub geringfügig Beschäftigter richtig einplanen (Leitfaden)

Haben Sie bei der Einplanung der Urlaubstage Ihres Teams auch an Ihre Minijobber gedacht? Tatsächlich wird dies oft übersehen! Trotz zahlreicher Irrtümer bezüglich Minijobber, müssen Sie beim Thema Urlaub Einiges beachten. Auch sind nach einer Beschlussempfehlung des Petitionsausschusses an den Bundestag im Frühjahr 2022 genau hier stärkere Kontrollen zu erwarten. Um also beim Thema Minijobber und Urlaub auf Nummer Sicher zu gehen, haben wir einen Leitfaden zusammengestellt, der keine Fragen mehr offen lässt. 

‍

Haben Minijobber eigentlich Anspruch auf Urlaub? 

Bei Fragen zum Thema Urlaub und Minijobber, ist für Personalverantwortliche in Deutschland das Portal der Minijob-Zentrale die wichtigste Anlaufstelle. Demnach steht fest: 

‍

Das Mindesturlaubsgesetz für Arbeitnehmer  gilt auf alle Fälle auch für Ihre geringfügig beschäftigten Mitarbeiter, also Ihre Minijobber. Auch ist dieser Urlaub für Minijobber bezahlt.

‍

So sollten Sie sich unbedingt merken: Vor dem Gesetz zählen Minijobber als Teilzeitbeschäftigte. Pflichten und Rechte bezüglich Urlaub gelten für betroffene Angestellte also gleichermaßen. 

‍

Deshalb haben auch Ihre Minijobber einen Urlaubsanspruch. Dieser wird, wie bei anderen Beschäftigungsverhältnissen auch, im Rahmen des Kalenderjahres berechnet. 

‍

Somit sei geklärt: Bei Minijobbern müssen Sie sich beim Thema Urlaub nichts Neues merken. Für eine optimale Dienstplanung empfiehlt es sich deshalb, auch für Ihre Minijobber eine Übersicht mit Urlaubstagen anzulegen, die bestenfalls auch von den betroffenen Mitarbeitern eingesehen werden kann. 

‍

Fakt ist jedoch, dass viele Minijobber ihre Rechte und Pflichten bezüglich Urlaub nicht genau kennen. Immerhin ist ein Minijob für viele, wie z.B. Studenten lediglich ein Nebenjob. Klären Sie Ihre Minijobber also am besten proaktiv über ihren Urlaubsanspruch auf, z.B. direkt bei der Unterzeichnung des Arbeitsvertrags. 

‍

Wie viele Urlaubstage stehen meinen Minijobbern zu? 

Viele Arbeitgeber bzw. Personalplaner tun sich bei der Berechnung der Urlaubstage von Minijobbern schwer. Denn wie bei Ihren anderen Mitarbeitern auch, müssen Sie sich hierfür an der Anzahl der vereinbarten Werktage pro Woche orientieren. 

‍

Das müssen Sie zur Berechnung des Urlaubs Ihrer Minijobber (und aller anderen Beschäftigten im Team) wissen: 

‍

• Der gesetzliche Mindesturlaubsanspruch im Kalenderjahr beträgt bei einer 6-Tages-Woche (Montag bis Samstag, mit Ausnahme gesetzlich festgelegter Feiertage) 24 Werktage. 

‍

• Die Faustregel: Pro Tag, an dem während der Woche gearbeitet wird, stehen dem Minijobber 4 Tage Urlaub im Jahr zu. 

‍

• Minijobber haben (wie jede*r andere Angestellte auch) nicht gleich zu Beginn den vollen Urlaubsanspruch. Dieser ist erst nach 6 Monaten im Betrieb angesammelt. 

‍

• Nach Abschluss des ersten Monats im Betrieb hat der Minijobber aber bereits Anspruch auf ein Zwölftel des möglichen Urlaubs im Kalenderjahr (im Falle von 24 Tagen also 2 Urlaubstage). 

‍

Tipp: Klären Sie deshalb am besten jeden Monat (beispielsweise bei der Dienstplanung) ab, ob sich ein*e Mitarbeiter*in - auch Minijobber - im kommenden Monat einen oder mehrere Tage (die bereits zustehen) frei nehmen möchte. 

‍

Müssen Minijobber ihren Urlaub nehmen oder können sie freiwillig verzichten? 

Laut Gesetz gilt Urlaub der Erholung und ist auch im Falle von Minijobbern unabdingbar. 

Auch wenn Ihre Mitarbeiter also freiwillig auf den Urlaub verzichten würden und vielleicht sogar eine schriftliche Erklärung hierfür einreichen, ist die Streichung der zustehenden Urlaubstage nicht möglich. Auch Sie haben hiervon keine Vorteile. Denn bei Nichtbeachtung des Urlaubsanspruchs Ihrer Angestellten drohen hohe Strafen. 

‍

Wieso dies so strikt festgelegt ist? Kurzum ist das Arbeitszeit- und Urlaubsgesetz dazu da, Arbeitnehmer zu schützen. Oft wird vergessen, dass auch Minijobber durchaus einen stressigen Alltag haben können. Viele geringfügig Beschäftigte sind Eltern, haben weitere Jobs oder studieren. 

‍

Als Arbeitgeber sollten Sie Ihre Minijobber also auf keinen Fall als weniger wertvoll betrachten und demnach auch nicht benachteiligen. Der gesetzlich vorgesehene Urlaub steht jedem Arbeitnehmer zu und muss vergütet werden. Es ist immerhin auch in Ihrem Interesse, ausgeglichene Mitarbeiter zu beschäftigen, die sich voll und ganz wertgeschätzt fühlen.  

‍

Lassen Sie Minijobber, die auf ihren Urlaubsanspruch verzichten möchten, unbedingt wissen: Urlaubstage sind vergütet, weshalb sie sich keine Sorgen um Einkommenslücken machen müssen. 

‍

Was passiert, wenn Urlaub von Minijobbern wegen Kündigung nicht genommen wurde? 

In vielen Branchen, wie z.B. in der Gastronomie und Hotellerie, ist es gang und gäbe, dass Minijobber zu “Job-Hoppern” werden. Immerhin müssen sie ihren Minijob optimal mit ihrem Alltag vereinbaren und so kommt es oft vor, dass andere Betriebe einfach bessere Möglichkeiten zur Planung von Arbeitszeiten und Schichten bieten. 

‍

Was passiert also mit dem Urlaub von Minijobbern, der aufgrund einer Kündigung nicht genommen werden konnte? Hier das Wichtigste im Überblick: 

‍

• Der Urlaubsanspruch von Minijobbern ändert sich auch bei einer Kündigung nicht. Es muss allerdings beachtet werden, dass der noch ausstehende Urlaub nur auf Grundlage des tatsächlichen Zeitraums des Arbeitsverhältnisses berechnet werden darf. 

‍

• Der Urlaub steht Minijobbern immer zu, egal ob er / sie selbst gekündigt hat oder gekündigt wurde. 

‍

Wichtig: Scheidet der Minijobber im 1. oder 2. Halbjahr aus dem Betrieb aus? 

‍

• Das Arbeitsverhältnis des Minijobbers endet zwischen dem 1. Januar und dem 30. Juni (erste Hälfte des Kalenderjahres): Der Urlaubsanspruch beträgt ein Zwölftel des gesetzlich zustehenden Jahresurlaubs pro Kalendermonat. 

‍

• Das Arbeitsverhältnis des Minijobbers endet zwischen dem 1.Juli und dem 31. Dezember (zweite Hälfte des Kalenderjahres):der Minijobber hat Anspruch auf den gesamten gesetzlichen Mindesturlaub im Kalenderjahr. 

Achtung: Dies gilt nur, wenn im Arbeitsvertrag nicht festgelegt ist, dass auch in diesem Fall der Urlaubsanspruch anteilig berechnet wird. 

‍

Nach dieser Formel berechnen Sie den Urlaubsanspruch von Minijobbern ganz einfach

‍

Wieviel Urlaub Ihren Minijobbern aussteht, können Sie ganz einfach nach dieser Formel berechnen: 

‍

Vereinbarte Arbeitstage pro Woche x 24

—---------------------------------------------

  6*

‍

* dies sind übliche werktägliche Arbeitstage, also  Montag bis Samstag. Zu beachten sind gesetzlich und vertraglich vorgesehene Regelungen und Zuschläge bei Arbeit an Sonntagen und gesetzlichen Feiertagen. 

‍

Ein Beispiel bei abweichenden Arbeitstagen: 

‍

Die Minijobber Ihres Teams erscheinen an vier Werktagen pro Woche zur Arbeit. Es stehen den betroffenen Mitarbeitern also jeweils 16 Urlaubstage im gesamten Kalenderjahr zu. Dies gilt auch, wenn an einem Arbeitstag nur wenige Stunden gearbeitet wird. 

‍

Denn: Die Anzahl der Stunden ist im deutschen Urlaubsgesetz irrelevant. Allein die Arbeitstage zählen. 

‍

Achtung: Gleichberechtigung von Minijobbern bei Mehrulaub 

Wichtig ist bei der Berechnung der Urlaubstage ihrer Minijobber auch zu beachten, dass es sich bei der o.g. Formel um den gesetzlichen Mindesturlaubsanspruch handelt. Geben Sie Ihren anderen Teil- oder Vollzeitbeschäftigten zusätzlichen Urlaub, der über den gesetzlichen Mindestanspruch hinausgeht, sind Sie dazu verpflichtet, auch Ihren Minijobbern ein entsprechendes Extra an Urlaub zu gewährleisten. 

‍

Am besten achten Sie darauf direkt bei der Erstellung Ihrer Arbeitsverträge. 

‍

Urlaub Ihrer Minijobber im Dienstplan richtig einplanen 

Als Experten in Sachen Dienstplanung und Personalverwaltung wissen wir, dass die Pflicht zur Gewährung und Einplanung von Urlaubstagen - auch Ihrer Minijobber - Kopfschmerzen bereiten kann. Dabei kann auch diese Aufgabe ganz einfach vom Tisch geräumt werden. 

Hier unsere Top Tipps zur Einplanung von Urlaub Ihrer Minijobber: 

• Halten Sie direkt zu Beginn fest, wie viele Urlaubstage Ihren Mitarbeitern zustehen. Egal ob Minijobber oder Kollegen in Voll- oder Teilzeit: Nehmen Sie das Thema Urlaub direkt in Ihr Onboarding mit auf und besprechen Sie alles Wichtige direkt bei der Vertragsunterzeichnung. 

‍

• Machen Sie das Urlaubskonto für beide Seiten transparent und einfach zugänglich. Durch Nutzung eines Dienst-und Urlaubsplanungs-Tools wie Skello können Missverständnisse vermieden werden. Das tut auch der Atmosphäre und Motivation Ihres Teams gut! 

‍

• Legen Sie eine monatliche, quartalsweise oder jährliche Deadline für Urlaubsanfragen fest (je nach Branche). So haben Sie Zeit, Urlaubswünsche zu berücksichtigen und ggf. den Tausch von Urlaub und Schichten zu ermöglichen. Auch hier hilft eine geeignete Software, um diesen Prozess zu vereinfachen. 

‍

Fazit: Die richtige Berechnung und Einplanung von Urlaub ist im Falle von Minijobbern genauso wichtig wie für alle anderen Mitarbeiter auch, - und kann genauso einfach sein (oder kompliziert, wenn Sie Ihre Dienstplanung, Lohnabrechnung und Urlaubsplanung von Hand erledigen.) Speichern Sie sich diesen Leitfaden ab und kommen Sie gerne auf unser Team zu, falls Sie weitere Fragen zum Thema Personalverwaltung und die Nutzung von Software zur Dienst- und Urlaubsplanung haben.